やり直し・間違いゼロ　絶対にミスをしない人の仕事のワザ

メール・ビジネス文書 編

単語登録機能を活用する

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お客様や取引先宛の文書やメールを書く際、社名や役職、名前で迷うことはないだろうか。

名刺を探すなどして正確な情報を見つけようとすると手間がかかるが、ミスで相手を不快にさせるわけにはいかない。

宛名間違いを防ぐ方法としては、単語登録がおすすめだ。相手の宛名をパソコンに登録し、簡単に変換できるようにしておく。例えば「青空商事株式会社 営業部 満天一郎様」であれば、「よみ」に「@あお」と登録しておくといった具合だ。

登録方法は、「@+社名の2文字」とするなど、自分なりのルールを決めよう。そして、単語登録後には「単語登録リスト」を作成して、都度更新する。そうでないと、誰をどのように登録したのか忘れてしまう。

また、相手の了解を得て、社内の相手は「さん」で統一してしまうのも一案だ。そうすれば、社内文書・メールで相手の役職を間違えたときに、いちいち謝らなくてすむ。

文書で書き換えるところは赤字にしておく

文書を再利用することは多々あるだろう。このとき、時候の挨拶や「日付」「数量」「金額」などの数字、「相手の会社名・役職・氏名」を間違えることは多いものだ。

とくにミスが起こりやすいのは、日付である。なぜなら、文書を作成した日と実際に発信する日が異なるケースが多いからだ。特に、上司のチェック後に書類を送付する場合は、注意が必要になる。

著者は、文書の使い回しでがっかりさせられた経験がある。ある企業の研修を終えた後に礼状が届き、嬉しく読んでいたのだが、「○○様のご活躍を祈念いたします」という一文の○○に著者でない名前が入っていたのだ。

書類の書き換えミスを減らすコツは、変更箇所を赤字に変更し、目立つ状態で保存しておくことだ。例えば、取引先に会社案内を送る際の送り状であれば、「宛先」「日付」「送付数量」の部分を赤字にしておく。空白にしておくと、書式が崩れたり、必要な言葉を書き忘れてしまったりすることもあるだろう。一方、赤字にしておくと、そうしたミスが起こりにくい。

整理・整頓 編

書類は立てて保管する

必要なファイルや書類などが見つからず、慌てて探したことはないだろうか。大事な商談があるのに、約束した企画書や見積りが見つからないと、大変なことになってしまう。

机の上を整理・整頓する上での基本は、ファイルや書類を横に寝かせない、積み重ねないことである。下から上に積み重ねていくと、下になった書類の優先順位が下がってしまう。その結果、締切りに遅れるなどのミスやエラーが発生してしまうし、他の書類に紛れてしまう可能性もある。

このような事態を防ぐためには、進行中の書類はクリアファイルに入れて、収納ボックスなどに立てて保管しておくのがよい。デスクの上だけでなく、引き出しの中も同様だ。書類を立てて保管しておけば、探しやすく、省スペースで保管できる。

コミュニケーション・報連相編

指示は6W3Hで確認する

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上司からの指示を聞くときの基本は、