特別講義　コンサルタントの整理術

シゴトの渋滞を防ぐ4つの方策

「分ける」「減らす」「早めにやる」「習慣にする」

イメージしてほしい。仕事が、「車」となって高速道路を流れていく姿を。各々のシゴトには〆切(目的地)があるが、万一完了しなければ、リスケとなる。

先に目をやると、なにやら渋滞が発生中。期末でもあるのでシゴトの〆切が集中して、いつもああだ。速度が一〇分の一になっても車両間隔まで一〇分の一にはならないので、流れる量は半分ほどになる。

仕事を渋滞させないための方策は、次の4つにたどり着く。「分ける」「減らす」「早めにやる」「習慣にする」この4つで、シゴトを整理することだ。人生の渋滞から抜け出そう。

【必読ポイント!】 「分ける」とは?

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「こだわるもの」と「こだわらないもの」に分ける

友人が「昼飯を食おう」と言った。「なに食べようか」と私。でも彼は「なんでもいい」と。「おいっ、なんでもいいは無いだろう。なんか意見を言うべきだ」でも彼は涼しい顔で言う。「いや、本当になんでもいいんだ。オレはこだわることと、そうでないことを決めている。食事はこだわらない。だからおまえの好きにしていい」

すべてのことに対して、対応の仕方を決めること。それが「分ける」だ。すると、「悩む」ことは劇的に減り、時間の無駄が無くなる。

一人で考えること自体は良い。でも、悩んだら負けである。悩んでいると、ヒトは深く考えているつもりになるが、実は全く進んでいない。だから、まず自分の「悩み」状態を自覚することが、整理への偉大な一歩なのだ。

シゴトをこだわりレベルに分けた後、レベル毎に対応行動に差をつける。例えは以下のように「考える時間」にも差をつけるのである。

・すごくこだわる→納得するまで時間をかけて吟味する

・少しだけこだわる→考える時間は5分まで

・全くこだわらない→考えない/放っておく

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決め方を決め、分ける

日常においては「決め方」自体が曖昧な場合が多い。主観で決めるのか、客観的に分析するのか、確率論かリスク重視か。決め方を決めるとは、結局のところ「判断基準」を作ることになる。

・仕事選び→友人や社会のためになるかで選ぶ【価値観を基準】

・消費行動→10万円以上は家族と相談、服は月1万円まで【制約条件を基準】

せっかく判断基準を作って、それに照らして決めようとしても、実際には想定外のことが起こる。いわゆる「判断に迷う」状態だ。ここでも、決め方を決めておくことが有効だ。

・迷ったら「最初の感覚」を信じる

・迷ったら「より分からない方」へ進む

・迷ったら「素人の意見」に従う

・迷ったら「一段上がって大局的に正しいこと」を言う

等である。

コミュニケーションルートを分ける

もう一つ「分ける」といいのは、コミュニケーションである。

・一方通行でいい通知型のものはML(メーリング・リスト)や掲示板で

・意見の応酬で双方向になる議論型のものは面談か会議で

複数の相手に正確な情報を共通的に流すには、メールが極めて効率的だ。