今さら聞けない 時間の超基本

【必読ポイント!】 仕事と時間術

会社員にオススメの時間管理術

会社員は自分に課されたタスク以外に、ミーティングや電話対応、来客対応など、幅広い業務をこなさなければならない。すべての業務で成果を出し、かつ就業時間内に終わらせるためには、やるべきことをリストアップして、優先順位をつける必要がある。

優先順位のつけ方の基本は、「緊急性」と「重要度」を軸にし、双方が最も高い業務を優先するというものだ。その上で、それぞれの業務の所要時間と締め切りを把握し、スケジュールに落とし込んでいく。

緊急性の高い仕事を集中的に行うためには、予定をあらかじめブロックしておくとよい。ほかの約束を入れない「自分時間」を設定し、集中して仕事に向かうことで、効率よく仕事ができる。

予定をブロックするときのコツは3つ。まずは、確保した「自分時間」を無駄にしないこと。せっかくブロックした時間を有意義に使うために、「自分時間」にこなすタスクを選んでおこう。

次に、1日のうち1、2時間から始めること。予定をすべてブロックしてしまうと、そのほかの業務に支障をきたしかねない。1、2時間から始め、様子を見ながら調整すればいい。

最後は、予定を聞かれたときの断り方を決めておくこと。いくつかのパターンを準備しておくと、あわてずにすむ。

フリーランスにオススメの時間管理術

HAKINMHAN/gettyimages

仕事をする時間や場所の自由度が高いのは、フリーランスで働く大きなメリットだ。しかし一方で、自己管理をきちんとしないと、仕事に追われることになってしまいかねない。

フリーランスの人は、1日のタイムスケジュールをつくるところから始めよう。起床から就寝までのスケジュールを書き出し、実行して、結果を振り返る。予定通りいかなかったらその都度修正し、デフォルトとなるスケジュールを組み立てていこう。そうすれば、休みすぎやキャパオーバーに陥ることなく、心地よく働けるようになるはずだ。

ポイントは、集中タイムもルーティンに組み込むこと。午前と午後で1時間ずつ集中タイムを設定し、スマホの電源を切る。仕事が切り替わるタイミングで集中が途切れてしまわないよう、集中タイムに行う仕事を2つ程度に絞るのもオススメである。

「3:3:4」で時間配分する

「緊急性」と「重要性」の高い仕事ばかりに取り組んでいると、目の前にあるタスクだけに追われてしまうことがある。そこで意識したいのが時間配分だ。「3:3:4」=「今やるべきことの時間:人と関わる時間:未来のための時間」となるように組んでいくと、さまざまなタスクにバランスよく取り組めるだろう。1週間単位での調整がつかなければ、1カ月単位で実現すればいい。

「3:3:4」の中で優先順位をつけるのも重要だ。